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POLITICA DE PROTECCION DE DATOS PERSONALES

FANTASY TRADING S.A.S

 

  1. IDENTIFICACION

Nombre: Fantasy Trading S.A.S identificada con el Nit: 800.216.317- 1, compañía comercializadora e importadora de artículos para el hogar.

Dirección: calle 79 Sur # 52 A – 145

Página Web: www.fantasy.com.co        

 

  1. MARCO JURIDICO

La presente política de tratamiento de datos personales, tiene su sustento normativo en el artículo 15 de la Constitución Política, en la Ley 1581 de 2012, Decreto reglamentario 1377 de 2013, los cuales disponen:

 

Constitución Política, Artículo 15. "Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.

 

En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución.

 

La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley.

 

Para efectos tributarios o judiciales y para los casos de inspección, vigilancia e intervención del Estado podrá exigirse la presentación de libros de contabilidad y demás documentos privados, en los términos que señale la ley."

 

• Ley Estatutaria 1581 de 2012 "Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales".

 

• Decreto reglamentario 1377 de 2013 "Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012"

 

 

 

  1. OBJETIVO

Establecer la política y lineamientos para la seguridad de la información, para el tratamiento y confidencialidad de datos personales de empleados, clientes y proveedores.

 

  1. ALCANCE

Esta Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales será aplicada a todas las bases de datos y/o archivos que incluyan datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de FANTASY TRADING  S.A.S. como Responsable del tratamiento de datos personales.

 

  1. DEFINICIONES

Para efectos de la ejecución de la presente política y de conformidad con la normatividad legal, serán aplicables las siguientes definiciones:

 

• Autorización: Consentimiento expreso, previo e informado del titular del dato personal, para llevar a cabo un tratamiento.

 

• Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

 

• Base de datos: Conjunto de datos personales organizados sistematizadamente para su posterior tratamiento.

 

• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a varias personas naturales determinadas o determinables.

 

• Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

 

 

 

• Dato sensible: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

 

• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.

 

• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

 

• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

 

• Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

 

• Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

 

• Tratamiento: Operaciones o actividades que se pueden realizar con los datos personales, entre las cuales se encuentran: la recolección, uso, copia, transferencia, transmisión o supresión.

 

Cuando un término usado está definido en la presente Política de tratamiento de información, se referirá a esa definición. Asimismo, cuando un término usado no esté definido expresamente en este documento ni en la Ley aplicable, se estará al significado literal de las estipulaciones, siempre que tal interpretación resulte consistente con el objeto de la Política de tratamiento de información.

 

  1. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

Los principios que rigen el Tratamiento de los Datos Personales son los siguientes:

 

a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El tratamiento debe sujetarse a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y en las demás disposiciones que la desarrollen.

 

b) Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular.

 

c) Principio de libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

 

d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. No habrá tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

 

e) Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

 

f) Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la Ley 1581 de 2012.

 

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la Ley 1581 de 2012.

 

g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del tratamiento o encargado del Tratamiento a que se refiere la Ley 1581 de 2012, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

 

h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley 1581 de 2012 y en los términos de la misma.

 

 

 

  1. DERECHOS DE LOS TITULARES

 

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

 

2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del Tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

 

3. Ser informado por el responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales.

 

4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

 

5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.

 

6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

 

 

  1. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

 

• Realizar, a través de cualquier medio en forma directa o a través de terceros, actividades de mercadeo, promoción y/o publicidad propia o de terceros, venta, facturación, gestión de cobranza, recaudo, programación, soporte técnico, inteligencia de mercados, mejoramiento del servicio, verificaciones y consultas, control, comportamiento, hábito y habilitación de medios de pago, prevención de fraude, así como cualquier otra relacionada con nuestros productos y servicios, actuales y futuros, para el cumplimiento de las obligaciones contractuales y de nuestro objeto social.

• Prestar asistencia, servicio y soporte técnico de nuestros productos y servicios.

• La transmisión y trasferencia de datos a terceros en los eventos en que estos sean requeridos.

 

• Realizar labores de video vigilancia que garanticen la seguridad nuestra y de nuestros visitantes.

• Cumplir con las obligaciones contraídas con nuestros clientes, aliados, usuarios, proveedores, sus filiales, distribuidores, subcontratistas y demás personas relacionadas directa o indirectamente con el objeto social

• Realizar el análisis para el control y prevención del fraude y de lavado de activos, incluyendo la consulta en listas restrictivas, y toda la información necesaria requerida para el SARLAFT.

• Cumplir con las obligaciones tributarias y de registros comerciales corporativos y contables

Accionistas

• En caso de ser accionista de la compañía se dará aviso de convocatorias a las Asambleas Ordinarias y Extraordinarias de la compañía, u otro tipo de comunicaciones por parte de la administración de FANTASY.

• Notificación del decreto y reparto de utilidades de la compañía cuando corresponda, así como el pago de dividendos correspondiente a los accionistas de la sociedad.

• Envío de información de interés general relacionada con la sociedad FANTASY, en el desarrollo de su objeto social o con ocasión del contrato social y/o la administración general de la Compañía.

Proveedores

• Notificación de pago o cancelación de obligaciones a los proveedores de la compañía.

• Informar sobre el requerimiento de nuevos productos o servicios o modificaciones en los ya existentes.

• Evaluar la calidad de los productos y servicios suministrados por esta sociedad.

• Solicitar información referente a un producto o servicio que requiera la sociedad.

• Envío de información relacionada con el desarrollo del objeto social de FANTASY, modificaciones en políticas de compras o pago de productos o servicios.

• Hacer efectivo el cumplimiento de la Garantía de calidad y funcionamiento a cargo de Proveedores y a favor de los clientes.

 

 

• Realizar estudios de mercado para detectar posibles oportunidades de nuevos negocios.

• Cumplimiento de cargas y deberes tributarios de información y/o reporte.

Clientes

• Proporcionar los productos que comercializa la compañía.

• Desarrollar las relaciones comerciales.

• Informar sobre nuevos productos y servicios que tengan relación directa con los contratos, productos o servicios adquiridos por el titular.

• Evaluar la calidad de los servicios suministrados por esta sociedad.

• Efectuar actividades de cobranza en cualquiera de sus etapas con relación a las obligaciones contraídas por el titular.

• Realizar consulta de información financiera e historia crediticia y realizar los respectivos reportes a centrales de riesgo, cuando se cumpla con los requisitos para ello, de acuerdo, a las obligaciones de pago contraídas con la sociedad y el incumplimiento de estas.

• Para acreditar la experiencia y pericia ante nuevos clientes o terceros.

• Para facilitar el desarrollo de las relaciones crediticias o financieras sostenidas entre los clientes y entidades del sector bancario

Empleados

• Almacenar información de contacto y perfil de todos los empleados directos e indirectos de la compañía en lo relacionado con su vinculación, ejecución de actividades y terminación de relaciones laborales.

• Envío de comunicaciones relacionadas con asuntos laborales y de interés de la compañía.

• Para el pago de nómina, obligaciones legales y extralegales.

• Para el cumplimiento de órdenes judiciales, que contribuyan a la buena marcha de la Administración de Justicia.

 

 

 

 

  1. AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

FANTASY TRADING es el responsable del tratamiento de los datos personales de sus empleados, accionistas, proveedores, clientes, distribuidores, aliados comerciales, crediticios, financieros y usuarios, por esta razón, obrará en cumplimiento de las obligaciones que se deriven de esta condición. Así las cosas, este tratamiento podrá ser encargado a quienes representen a la sociedad o a quienes ésta pueda contratar para el ejercicio de su representación o desarrollo de su objeto social, quienes deberán obrar conforme a los procedimientos y políticas de protección de datos personales, las cuales para el efecto fueron diseñados e implementados por la sociedad

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

  1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;

  2. Datos de naturaleza pública;

  3. Casos de urgencia médica o sanitaria;

  4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;

  5. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

Las actividades de recolección y almacenamiento de Datos Personales serán realizadas a través de correo físico, electrónico, dispositivos móviles, páginas web, plataformas de recolección de datos, plataformas virtuales o electrónicas de contacto o a través de cualquier mecanismo digital, físico o semejante de comunicación conocido, a través del suministro voluntario y directo que el titular de los Datos Personales le entrega a la sociedad FANTASY

 

  1. DEBERES DEL RESPONSABLE DE LOS DATOS PERSONALES

• Dar garantía de manera efectiva al Titular de los Datos Personales para ejercicio de sus derechos conforme a la Ley 1581 de 2012 y Decreto 1377 de 2013.

• Solicitar y conservar prueba de la respectiva autorización emitida por el Titular de los Datos Personales para el tratamiento de sus datos.

• Informar al Titular de los Datos Personales sobre la finalidad para el tratamiento de sus datos y las políticas de protección que se han adoptado para estos.

• Conservar los Datos Personales según la finalidad para la cual fueron recolectados y bajo las condiciones de seguridad apropiadas, las cuales pretendan evitar la

 

adulteración, pérdida, consulta, uso o el acceso no autorizado por parte de personas ajenas a la información.

• Actualizar los Datos Personales conforme a las indicaciones o solicitudes que sean requeridas por el titular de la información.

• Rectificar los Datos Personales cuando se encuentren suministrados o descritos de forma incorrecta.

• Dar trámite y respuesta a las consultas y reclamos en los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.

• Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado tratamiento de los Datos Personales.

• Mantener actualizado el estado de los Datos Personales cuando determinada información se encuentre en estado de discusión por parte del Titular.

• Implementar las medidas de seguridad de datos personales, atendiendo las instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio en la materia

• Cumplir las instrucciones y requerimientos impartidos por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio.

• Reportar a la Superintendencia de Industria y Comercio, cualquier incidente relacionado con los Datos Personales recolectados.

• Y en general dar tratamiento de los datos personales de conformidad con la autorización impartida por sus titulares y atendiendo los propósitos y finalidades establecidas en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013.

 

  1.  REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN Y/O SUPRESIÓN DEL DATO

El Titular de los datos personales puede, en todo momento, solicitar, la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización que ha otorgado para el Tratamiento de estos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012:

- Por decisión unilateral, libre y voluntaria del Titular de los Datos Personales, cuando no exista una obligación legal o contractual que imponga al Titular el deber de permanecer en la base de datos

- Cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, siempre y cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias al ordenamiento.

Lo anterior, sin perjuicio de las normas que FANTASY debe observar en materia de retención documental para el cumplimiento de obligaciones formales tributarias. En consecuencia, FANTASY suprimirá los datos o suspenderá su uso cuando a ello haya lugar, respetando las normas sobre conservación documental que le son aplicables.

 

  1. PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE SOLICITUDES Y CONSULTAS RELACIONADAS CON LA INFORMACIÓN PERSONAL

 

• Formular solicitudes y consultas para conocer la información personal del Titular que repose en FANTASY

 

• Solicitar la actualización, modificación, rectificación o supresión de los datos del Titular, cuando haya lugar a ello de conformidad con la presente Política y con la Ley aplicable.

• Solicitar copia de la autorización otorgada por el Titular a FANTASY para realizar el Tratamiento de sus Datos Personales.

Estas consultas se podrán realizar de forma gratuita al menos una vez cada mes calendario y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.

El Titular o quien esté autorizado para ello, podrá formular consultas a FANTASY sobre la información personal del Titular a través de los siguientes mecanismos:

• Correo electrónico a la dirección: info@fantasy.com.co

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.

Cuando no fuere posible atender la consulta dentro del término antes indicado, FANTASY lo informará al interesado, expresando los motivos y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, a más tardar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

  1. PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE RECLAMOS Y REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

Mediante este procedimiento el Titular o quien esté autorizado debidamente podrá:

• Revocar la Autorización para el Tratamiento de Datos.

• Presentar reclamos cuando considere que existe un presunto incumplimiento de los deberes de FANTASY relacionado con el Tratamiento de Datos Personales, de acuerdo con lo previsto en estas Políticas o en la Ley de Protección de Datos Personales.

La formulación de reclamos deberá realizarse a través de cualquiera de los siguientes canales de atención:

• Correo electrónico a la dirección: info@fantasy.com.co

El reclamo presentado por el Titular o por el autorizado para ello, deberá contener como mínimo lo siguiente:

 Identificación del Titular de los Datos Personales

 Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo

 Datos de contacto y ubicación del Titular de los Datos Personales (Dirección, teléfono, celular, correo electrónico, etc.)

Los documentos o pruebas que soportan su reclamación. En caso de no contar con la anterior información, se entenderá que el reclamo no se encuentra completo.

Si el reclamo está incompleto, FANTASY solicitará al interesado subsanar las fallas o remitir la información o documentación que se requiera dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo por parte de FANTASY. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo y se procederá a su archivo.

FANTASY cuenta con un término de quince (15) días hábiles para atender el reclamo, contados a partir del día hábil siguiente a la fecha de recibo en FANTASY; sin embargo, cuando no fuere posible atender el reclamo dentro del término antes mencionado, FANTASY informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

  1. VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL

La presente política de tratamiento de la información personal rige a partir del 7 septiembre del año 2018 y hasta el momento en que expresamente se revoque o modifique.

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